Vergaderingen zijn vergif. Part 2: meetings zijn interupties

10 Jan 2012

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

Zoals al eerder geschreven moeten interupties opzouten. Meetings behoren tot de interuptie familie.

Afdwalen, Voorbereiden, Potlood, Geen Agenda

Meestal gaan meetings over woorden en abstracte concepten en niet over het gedaan krijgen van echt werk. Weinig relevante informatie komt ten tafel en er wordt erg snel afgedwaald. Ook voorbereidingen kosten tijd voor iedereen, tijd die er meestal al niet eens is. Wat inhoud dat je dus onvoorbereid een meeting ingaat. Agenda's zijn vaak niet goed opgesteld, waardoor niemand weet wat het eigenlijke doel is van de meeting. In veel gevallen zit er een of andere potlood aan tafel, die iedereen zijn tijd verdoet met zijn unstoppable onzin. Daarnaast leidt de ene vergadering tot een volgende, waar weer veel tijd verspild wordt.

En let op dat vergaderingen altijd in een veelvoud van 30 minuten worden gehouden. Simpelweg omdat bijna alle agenda software dit zo afvangt. Ooit iemand gezien die een 13 minuten lange vergadering inplande?

Grote kosten

Stel dat je een vergadering hebt met 9 mensen, voor 1.5 uur. Dit kost dus 13.5 uur totaal, met voorbereiding en afronding achteraf misschien meer dan 16 uur totaal. En eigenlijk nog meer, omdat je weer in je alleen-zone moet komen voor de taak waarmee je bezig was.

Is the juice worth the squeeze?

In sommige gevallen is de vergadering bovenstaande 16 uur waard. Maar let erop dat het een behoorlijk bedrag is, waardoor vergaderingen eerder bedreigingen worden dan aanwinsten.

Toch vergadering houden?

Soms kunnen vergaderingen uiteraard wel nodig zijn, voor bijvoorbeeld evaluatie of van samenwerkingen, of dagelijkse scrum-meeting.

Volgende punten kunnen productiviteit van de vergadering aanzienlijk verhogen.

  • Overleg passief vooraf de agenda: maak een agenda item aan in je online werkgroep, waar iedereen commentaar op kan geven waneer hem/haar dat schikt.
  • Houd de vergadering staand
  • Start direct met een specifiek probleem
  • Zet een absoluut maximale tijd
  • Spreek af dat slechts 1 persoon het woord kan hebben
  • Nodig zo weinig mogelijk mensen uit
  • Zorg dat er oplossingen zijn op het einde, en maak iemand hiervoor verantwoordelijk middels aanmaken van taken in je online werkgroep.

Inspiratie: Rework

Hit me with comments! Me dares you

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >