Je e-mails zijn te lang, hoe dit te fixen.

06 Dec 2012

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

"Laatst ontving ik een e-mail met een eenvoudig verzoek. Maar de e-mail was bijna 3 pagina's lang. Terwijl het gehele bericht in drie zinnen gezet kon worden, besloot de afzender er een kleine roman voor op te stellen.

Overbodig te zeggen, maar ik heb het gehele bericht niet gelezen en ook niet gereageerd. Worden jouw e-mails niet gelezen omdat ze te lang zijn?" Dit vraagt Craig Jarrow zich af in dit artikel.

h2>Lange e-mails worden niet gelezen

Wellicht neem je e-mail voor lief, maar effectieve communitie via e-mail is toch echt een vaardigheid die je moet leren. Wanneer je e-mail effectief gebruikt, kan het een krachtige tool zijn.

Een van de belangrijkste inefficiencies in e-mail is de lengte ervan. En een van de top redenen waarom jouw e-mail niet gelezen wordt, is omdat hij te lang is.

Sommige mensen denk dat je met het schrijven van lange e-mails meer werk af krijgt, het tegenover gestelde is waar. Mensen met een overvolle e-mail box zullen jouw lange e-mails als eerste negeren, zonde van je werk!

Houd uwen e-mails kort!

Probeer de dwang om lange e-mails te schrijven dus te weerstaan. Wanneer je lange e-mail schrijft, zou er een belletje moeten gaan rinkelen: zou je niet een conversatie via telefoon moeten hebben? Hoe korter en compacter je e-mail, hoe groter de kans dat ze gelezen -, direct begrepen -en opgevolgd worden.

10 redenen waarom je e-mails te langs zijn

  • Je weet niet wat je probeert te zeggen. Vergelijk het met iemand die belt en vraagt: "Hoe is het?" Ehm.. geen idee.. jij belde mij..!? Wacht met het versturen totdat je een specifieke vraag of stelling hebt.
  • Je weet niet waar je het over hebt. Vergelijke dit met mensen die in vergadering maar door blijven praten, als dekmantel voor hun gebrek aan kennis.
  • Je handtekening is onnodig. Je kent ze wel: handtekeningen van een halve pagina. Verzend jij e-mails die 1 woord als antwoord bevatten, maar ook een halve pagina aan handtekening? Loose it. Ook die bijlagen met logo's en andere aanhangels als 'leuke quotes'. Dit belast tevens de servers, wat energie verspilling is.
  • Je schrijft een boek, e-mails zijn geen boeken. Als er aanvullende informatie nodig is, zet deze in bijlagen, of link naar een website. Een tabel in je e-mail!? Serieus? Zet dit in een bijlage.
  • Je spamt. Dit gebeurt vaak in grote organisaties. Medewerkers hebben de behoefte om elkaar ellendig lange updates per e-mail te sturen, over wat ze allemaal aan het doen zijn. Nergens voor nodig.

    Wanneer je online samen werkt in bijvoorbeeld een project management systeem, dan kan iedereen naar eigen inzicht jouw updates bekijken. Zie bijvoorbeeld 'recente activiteiten' in het dashboard van OpenLucius

  • Je hebt een onsamenhangend verhaal. Schrijf geen 2 pagina's vol om slechts 1 vraag te stellen. Wees direct.
  • Je forward een bak ellende. In plaats van het destilleren van de juiste info, forward je een bak met informatie. Ken je die e-mails waarin staat "zie onderstaand". Blegh! Wat een lakse afzender! Ik ga jouw 25 pagina's met ellende niet ontrafelen, zoek het uit!
  • Het zou geen e-mail moeten zijn. Wellicht zou het een vergadering of een telefoongesprek moeten zijn. Soms is e-mail dus niet het juiste medium. Als het meer dan een paar zinnen kost om iets uit te leggen, dan zou het medium telefonie een betere optie kunnen zijn.
  • Het zouden meerdere e-mails moeten zijn. Deze ken je vast wel: een manager combineert meerdere cases in één e-mail en stuurt dit alle 10 teamleden. Dit lijkt in eerste instantie effecient, totdat iedereen op zijn case gaat reageren met een "Reply all"... You know the deal..!

    Een oplossing: werk gezamenlijk in een case tracker en stuur alleen notificaties naar juiste personen. Overige teamleden kunnen de info altijd terugvinden wanneer nodig blijkt. Zie notificaties in social intranet OpenLucius

  • Je 'edit' je e-mails niet. Voordat je een e-mail verstuurt, zou je hem nog even helemaal moeten nalopen. Op spelfouten, grammatica en dus op effectieve, to-the-point inhoud.

Wees er zeker van dat je e-mail kort en krachtig is

Tegenwoordig is alles high-speed communicatie, niemand zit te wachten op een ellendig lange e-mail. Als je e-mails kort en direct zijn, zal de ontvanger ook direct antwoorden. Wees dus kort en krachtig!

Reduceer e-mail: e-mail 2.0

E-mail is niet meer weg te denken, maar zakelijke e-mail in zijn huidige vorm heeft nadelen. Informatie en communicatie vinden gefragmenteerd plaats, zonder dat follow up wordt gefaciliteerd en betrokken derden worden geïnformeerd. Bijlagen moeten later teruggevonden worden voor bewerking of herhaalde lezing. E-mail is moeilijk overdraagbaar, waardoor overdracht van werkzaamheden en het bijplaatsen van personele capaciteit onnodig moeizaam verlopen.

Hoe dit op te lossen? Kijk even hier

Bron: http://lifehacker.com/5964225/your-emails-are-too-long-heres-how-to-fix-...

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >