Ik haat e-mail; Loving e-mail 2.0

14 Sep 2011

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

Getriggerd door dit arcticle, hierbij mijn visie over de volgende stap in e-mail: e-mail 2.0.
E-mail 2.0 moet de enorme berg aan overhead/verstoppingen/verplinteringen van werk door huidige gebruik van e-mail verhelpen.
Ik letterlijk haat e-mail, zoals het nu door bijna de hele wereld gebruikt wordt.

Nadelen huidige vorm van e-mail gebruik

Afgelopen jaar zijn we bij Lucius hiermee al flink bezig geweest om het bovenstaande e-mail 1.0 probleem op te lossen.
Nadelen huidige vorm van e-mail gebruik:

  • Geen centrale communicatie & notificaties om alle betrokken (intern en extern) geïnformeerd te houden.
  • Geen persoonsonafhankelijk centrale facilitering van binnenkomende informatie en documentatie. Waardoor geen consistente follow up van cases zal plaatsvinden, zowel intern als extern (denk bijvoorbeeld aan verzoeken om akkoorden, verzoeken om test, input van klanten, etc).
  • Alle communicatie , documentatie en acceptaties staan niet instant en consistent gedocumenteerd.
  • Follow up van informatie wordt niet volgens standaard workflows gefaciliteerd. Dit bewerkstelligt een zeer niet-consistente samenwerking.
  • Overdracht van werkzaamheden is maar moeizaam mogelijk.
  • Bijplaatsen van personele capaciteit is maar moeizaam mogelijk.

Ketenintegratie

Om dit alles te tackelen werken we samen met klanten en leveranciers ('ketenintegratie') in één centraal workflow intelligence systeem (een sociale CRM case tracker). Hierin wordt álle binnenkomende informatie en documentatie via een consistente workflow afgehandeld, compleet persoons onafhankelijk. Wij hebben dit gebouwd op Open Atrium.

Notificaties

Samen met een aantal handige features, zoals time tracking en rol-gebaseerd tonen van relevante info; elke case heeft een datum en er is een commentaar-systeem aanwezig. We werken samen met klanten hierin. E-mail wordt alleen nog maar gebruikt als notifier-tool (een 'belletje'), voor wanneer iemand een nieuwe reactie plaats, een case over datum is of bijvoorbeeld documentatie wordt gewijzigd. Hmmm, wat voor enorm social media systeem doet dit ook..? Ow ja, Facebook! Zo veel mensen, meer dan 700 miljoen, kunnen het toch niet mishebben.

Due date

Omdat elke case een datum heeft, kunnen we instant zien in onze dashboards als deze over datum is. Daarnaast worden cases realtime geklokt; waaruit we gedetailleerd informatie kunnen halen om het bedrijf op te sturen.

Efficiency slag

We zijn meer dan een jaar bezig geweest om, samen met feedback van klanten en leveranciers, het systeem te tunen. Onze overal efficiency kreeg een enorme boost.
Because remember: "efficiency before expanding".

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >