Top 5 social intranet functies voor non-profit organisaties

10 Jul 2013

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

Je kunt een social intranet op basis van open source inzetten voor een zeer diverse groep aan organisaties. Ze worden voornamelijk ingezet voor effectief online samenwerken, communiceren en documenteren.

Doordat social intranets op basis van open source enorm flexibel zijn, is er grote diversiteit van toepassingen hiervan in allerlei verschillende soorten organisaties. Het blijkt dat deze flexibiliteit voornamelijk binnen non-profit organisaties omarmd wordt. Of dit nou project management, vrijwilligers management, beheer en delen van documenten, of het opbouwen van een online community is: een open source intranet kan het aan.

Met deze gedachte werd door Phase2 een webinar gehouden, waarin het social intranet 'Open Atrium 2.0' (een op Drupal gebaseerd open source intranet) werd besproken met een aantal mensen uit de non-profit wereld. Uit dat webinar kwamen een 5-tal functies, waar de non-profit mensen voornamelijk enthousiast over waren. In dit blog beschreef Phase2 de volgende top 5 social intranet functies voor non-profit organisaties:

#5) Toegang geven aan gebruikers middels Secties, Subsecties, Groepen & Teams

Bij het opzetten van Open Atrium 2.0 wilde het ontwikkel-team gebruikers de mogelijkheid geven om hun content en de community te organiseren zoals zij dat wensen.

Veel content eenvoudig organiseren
Hieruit kwam de ontwikkeling van 'spaces', secties, groepen en teams. Door inzet van deze categorisering heeft de manager van de community de kracht om content te organiseren in verschillende secties en subsecties. Ook kan hij toegang geven tot de content in elke denkbare combinatie van groepen, teams of gebruikers.

Gebruikers indelen in segmenten
Door deze functionaliteit super eenvoudig beheerbaar te maken, kunnen non-profit hun communityleden en partners beter bedienen naar hun specifieke behoeftes.

Door het indelen van grote hoeveelheden content in kleine, overzichtelijke 'segmenten' (groepen, teams, secties en subsecties) kan informatie en kennis makkelijk gedeeld en kunnen de gebruikers deze informatie snel en overzichtelijk vinden.

Communicatie is essentieel in effectief online samenwerken; Open Atrium zorgt ervoor dat non-profit organisaties informatie snel kunnen delen met de juiste mensen.

Getting things done
Zoals James aangeeft in de webinar: vrijwilligers klopten bij hem aan, voorbereid met een lijst van taken om te komen helpen. Alleen omdat James deze taken eerder gepubliceerd had bij een project in hun online community. Geen extra inspanningen nodig.

Privacy gevoelige informatie
Dit principe van delen klinkt goed, maar de vraag komt meteen naar voren: wat zijn de mogelijkheden met vertrouwelijke informatie?

Dit is uitvoerig doorgevoerd in de functies en architectuur van Open Atrium 2.0. Voor elke 'space', sectie of stuk content die een gebruiker aanmaakt kan aangegeven worden welke groep mensen, teams of gebruikers toegang krijgen.

Volgende functie verschijnt, om te bepalen welke gebruiker toegang krijgt tot de content:

#4) Toegangsnivo en privacy level zichtbaar

Zodra de permissies structuur uitgezet is door de community manager, dan verschijnt er een blokje voor alle gebruikers, waarin ze kunnen zien of hun stuk content publiekelijk of privé is.

Door veiligheids instellingen en toegangsrechten kunnen non-profit organisaties ook volledig samenwerken met externe partijen, als leveranciers en klanten.

Behalen doelen
Zoals James aangeeft in de webinar:

"het toekomstbeeld voor non-profit organisaties is partnerships en externe samenwerkingsverbanden."

Als non-profit organisaties de mogelijkheid hebben om mensen samen te brengen en informatie te laten delen, automatisch conform de gestelde veiligheids -en toegangsrechten, dan zal de organisatie versterkt worden in het behalen van doelen.

Sponsors en donateurs tevreden
Dit geldt voornamelijk wanneer je sponsors en donateurs op de hoogte wilt houden.

Als het mogelijk is om constant de juiste informatie voor donateurs / sponsors te geven, aangaande voortgang van een project en investering daarin, dan kan je eerder additionele giften verwachten in de toekomst.

#3) Layout en design op maat aan te passen

Vele non-profit organisaties hebben overeenkomsten, maar ze zijn in essentie allen verschillend. Open Atrium 2.0 heeft deze kennis tot zich genomen en biedt de mogelijkheid om elke pagina layout aan te passen.

Pagina indeling op maat
De hoge mate van flexibel is enorm aantrekkelijk voor vele non-profit organisaties en was een van de hoofdredenen dat Dan besloot om Open Atrium te gebruiken.

De keuze van software die niet alleen kan veranderen naar behoefte van jouw specifieke organisatie, maar naar de gehele sociale werkomgeving (bv ook klanten en leveranciers, donateurs, sponsors, etc) kan een enorme besparing opleveren.

Software die mee groeit met jouw organisatie
Weinig non-profit organisaties hebben de luxe van mee rekkende / groeiende software wanneer de organisatie blijft groeien.

Open Atrium lost dit probleem op, doordat de gebruiker het systeem naar smaak aanpassen en uitbreiden.

Dit is mogelijk doordat het open source is. Gebruikers zijn niet opgesloten in een licentie gebaseerd, gesloten systeem. En niets is bovennatuurlijk duur om te wijzigen, Open Atrium is zelfs gratis out of the box.

#2) Voordelen van ontwikkelingen door de Community

Dit volgende punt is onlosmakelijk verbonden met het gebruik van open source binnen elke organisatie.

Het feit dat jouw organisatie kennis en ontwikkelingen kan uitwisselen met duizenden programmeurs (ten opzichte van meestal enkele programmeurs die licentie gebaseerde software maken), zorgt voor de overkoepelende voordelen voor alle betrokkenen binnen deze open source community.

Apps / plugins worden gratis gedeeld
In dit geval bijvoorbeeld de "Work Tracker", welke door James' bedrijf, Bucket Brigade, terug gegeven is aan de Open Atrium 2.0 community. Dit betreft een spin-off van de reuze populaire Case Tracker in Open Atrium 1.0.

Zonder het open source karakter van Open Atrium 2.0 zou het onmogelijk zijn om zelf deze Work Tracker te ontwikkelen en terug te geven. Een organisatie zou anders vast zitten aan de volgende iteratie van een gesloten stuk software, die ze waarschijnlijk niet zelf kunnen uitbreiden.

#1) Flexibel Plugin Framework, met vele Apps in aantocht.

De laatste, maar wellicht de beste: de architectuur van Open Atrium 2.0. Het is 'pluggable' gebouwd: een apps-gebaseerd framework, welke snel uitgebreid kan worden met functies die een organisatie specifiek nodig heeft.

Panopoly zit in de core van het systeem. Open Atrium 2.0 zal waarschijnlijk een app store krijgen, waardoor eindgebruikers extra functies op hun Open Atrium 2.0 website eenvoudig kunnen installeren.

Last words

Ok, that's all. Als je een flexibel platform zoekt om in samen te werken, welke schaalbaar is, meegroeit met jouw organisatie, time to market en kosten laag houdt, uitgebreide permissie structuur biedt en volledig, netjes op maat gesneden kan worden, Open Atrium 2.0 zou een goed kandidaat zijn. Probeer het eens, downloaden is gratis!

Bron: http://www.phase2technology.com/blog/top-five-open-atrium-2-0-features-f...

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >