Managers, ontstress! 6 problemen opgelost in een social intranet

27 Jun 2013

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

Bij een social intranet wordt veelal gedacht: ow! dat is handig om kennis te delen, mensen te leren kennen en online samen te werken.

Er wordt al snel vanuit de werkvloer gedacht. En dat is uiteraard goed: functies in een social intranet kunnen al snel de werkvloer vele malen effectiever en met meer plezier laten werken.

Maar een social intranet biedt tevens veel functies om diverse andere rollen binnen de organisatie te helpen. Zo kunnen diverse functie het leven van managers makkelijker en minder stressvol maken.

6 stressvolle issues voor managers, die geen effectief social intranet voor handen hebben.

  • #5) Goede mensen lopen weg;
  • #4) Iedereen doet maar wat, er is geen standaardisatie;
  • #3) Geen overzicht op werkzaamheden en projecten;
  • #2) Op afstand werken is moeizaam;
  • #1) Geen workflow in werkzaamheden aan documenten;
  • #0) Versplintering van belangrijke documenten in e-mailboxen.

#5) Goede mensen lopen weg

Middels een social intranet kan je snel ontdekken waar frustratie plaatsvindt binnen de organisatie. Medewerkers hebben namelijk een kanaal om hun ideeën en frustraties (eventueel anoniem) te uiten.

Hierdoor kan je verborgen intelligentie zichtbaar maken, maar ook frustraties van goede mensen op tijd signaleren. Waardoor je die bespreekbaar kunt maken en de medewerkers zich gehoord voelen.

#4) Iedereen 'doet maar wat', er is geen standaardisatie

Bij inzet van een social intranet kan je alle procedures, handleidingen & medewerkers-informatie centraal publiceren. Dit kan bijvoorbeeld in een 'wiki-achtige' functie.

Zo heeft iedereen snel de juiste standaardisatie voor handen en kunnen nieuwe mensen sneller worden ingewerkt.

Wat zorgt voor efficiency en snel mogelijke opschaling van mensen.

#3) Op afstand werken is moeizaam

Wanneer je als manager veel op afstand werkt, bijvoorbeeld vanuit huis of vanuit het buitenland, dan kan een social intranet je helpen het overzicht te houden.
Door inzet van bijvoorbeeld 'activity streams', 'status updates' en project overzichten kan je op één dashboard bekijken of de werkvloer op schema ligt en de juiste kant op werk.

#2) Geen overzicht op werkzaamheden en projecten

Ik denk dat elke manager dit probleem wel kent: constant mensen persoonlijk benaderen om status van werkzaamheden op te vragen. Met inzet van een social intranet is dit verleden tijd.

Daarin kan je namelijk project -en casetracking inrichten. Waaraan tevens budgetbeheersing is gekoppeld. Op deze manier kan je op één dashboard real-time inzien of projecten en taken op schema liggen. En hoe het er voor staat met gekoppelde budgets.

#1) Geen workflow in werk aan documenten

Binnen veel organisaties wordt door verschillende afdelingen aan één document gewerkt. Je wilt als manager graag afvangen dat een document altijd volgens een vaste workflow langs álle benodigde afdelingen gaat.

Als je dit niet doet, kan het bijvoorbeeld gebeuren dat interne juridische goedkeuring 'per ongeluk' overgeslagen kan worden voordat het document naar de klant gaat.

Dat wil je uiteraard voorkomen. Binnen een social intranet kan je workflows voor documenten afvangen, waar dit probleem door wordt opgelost. Op deze manier kan je tevens de status van alle 'documenten in behandeling' instant inzien op een dashboard.

#0) Versplintering van belangrijke gegevens in allerlei e-mailboxen

Zakelijke e-mail in zijn huidige vorm heeft veel nadelen. Informatie en communicatie vinden gefragmenteerd plaats, zonder dat follow up wordt gefaciliteerd en betrokken derden worden geïnformeerd.

Bijlagen moeten later teruggevonden worden voor bewerking of herhaalde lezing. E-mail is moeilijk overdraagbaar, waardoor overdracht van werkzaamheden en het bijplaatsen van personele capaciteit onnodig moeizaam verlopen.

Een social intranet faciliteert informatie vanuit documenten en e-mails, waardoor volgende wordt bewerkstelligd:

  • Centrale communicatie en notificaties om alle relevante gebruikers (intern en extern) optimaal geïnformeerd te houden.
  • Communicatie en documentatie staat direct gedocumenteerd.
  • Informatie kan volgens vaste standaarden gefaciliteerd worden. Dit bewerkstelligt een consistente samenwerking.
  • Overdracht van werkzaamheden is vlot mogelijk.
  • Bijplaatsen van personele capaciteit is vlot mogelijk.
  • Instant meetbare en visuele resultaten.

Last words

Alright, that's it. Waarschijnlijk herken je als manager wel een of meer van bovenstaande pijnen, zorg dat je een goed ingericht en gebruiksvriendelijk social intranet optuigt en ontstress!

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >