Jouw organisatie schaalbaar: 5 Drupal social intranet functies

16 Jul 2014

Joris Snoek
Digital Consultant
+31 (0)20 - 261 14 99

Wat als jouw organisatie een groei meemaakt? Wat als er verloop is bij medewerkers? En wat als er veel met verschillende externen (klanten, leveranciers, freelancers) wordt gewerkt?

Dan is goed het goed als jouw organisatie schaalbaar is opgezet, een Drupal social intranet kan helpen om deze schaalbaarheid te faciliteren.

5 functies in een Drupal social intranet, die jouw organisatie schaalbaar maken

1. Documentatie / wiki

Vele organisaties hebben hun documentatie ergens op 'een schijf' staan, of versplinterd in e-mails. Denk aan:

  • handboeken,
  • templates (bv offerte),
  • interne nieuwsbrieven.

Wanneer je documentatie centraliseert in een social intranet zal iedereen altijd op dezelfde golflengte zitten:

  • iedereen ziet de juiste laatste versie,
  • iedereen ziet wat er gewijzigd is sinds de vorige update,
  • nieuwe medewerkers kunnen direct hierop inlezen.

2. Online trainingen

Bij veel organisaties zullen mensen periodiek getraind moeten worden.  

Deze trainingen kan je binnen een Drupal intranet faciliteren, wat ten goede komt aan de schaalbaarheid van je organisatie:

  • Nieuwe medewerkers kunnen direct benodigde starters-trainingen volgen en examen doen.
  • Medewerkers kunnen de trainingen en examens doen wanneer het hén uitkomt, je hoeft dus geen klassen te organiseren.
  • Je kunt op afstand als leraar toetsen afnemen, helpen en feedback geven. Wanneer het jóu uitkomt.

3. Projecten, taken & planning

Wanneer je projecten en taken buiten een social intranet opneemt, raakt relevante informatie vaak zoek. Je loopt tegen volgende issues aan, ik blijf ze herhalen :)

  1. Geen persoonsonafhankelijke verwerking van taken: 1 persoon is verantwoordelijk voor de opvolging.
  2. Geen instant documentatie:  waardoor intelligentie van opvolging niet vindbaar is voor de gehele organisatie.
  3. Geen consistente follow-up: gezien het in de inbox van 1 persoon leeft, is het lastig monitoren of alles goed opgevolgd wordt. Er wordt geen vervaldatum toegekend en automatische herinneringen zijn niet mogelijk.
  4. Geen goede mogelijkheid tot overdracht van werkzaamheden: wat als die ene persoon ziek wordt?
  5. Bijplaatsen van personele capaciteit is niet vlot mogelijk: wat als die ene persoon het te druk krijgt?

Werken in een social intranet lost deze 5 problemen op, period.

4. Workflows

Zodra je in een social intranet werkt met projecten en taken, kan je deze volgens vooraf gedefinieerde workflows laten behandelen. Bijvoorbeeld:

  1. iemand schrijft een web publicatie,
  2. een eindredacteur moet deze van feedback voorzien,
  3. het definitieve stuk moet door een webmaster geplaatst worden.

Dat al deze stappen gevolgd móeten worden én in deze volgorde, kan je volledig automatisch afvangen in workflows. 

Die workflows kunnen overkoepelend gevolgd worden, door bijvoorbeeld een teamleider op afstand.

5. Samenwerken met externen

Elke organisatie werkt samen met externen: klanten, leveranciers, freelancers of burgers.

Door ook deze externen te betrekken in jouw Drupal intranet geniet je meteen van alle bovenstaande punten 1 t/m 4 en neem je veel overhead door externen weg.

Wrap up

That's all folks. Vragen of suggesties, let me know!

 

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >