Bouw een social intranet waar je medewerkers hard op gaan!

21 Nov 2013

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

Wat dacht je van een intern social network waar alle medewerkers vanaf hun smartphone, tablet, laptop en PC toegang toe hebben? We vertellen hoe je er het belangrijkste informatiekanaal binnen je bedrijf van maakt!

Het Amerikaanse ‘Great Places to Work Institute’ geeft jaarlijks een lijst uit met de beste bedrijven om voor te werken. Het belangrijkste criterium om zo’n topwerkgever te zijn, is vertrouwen.

In dat vertrouwen blijkt een goed en bruikbaar intranet een belangrijker rol te spelen dan de CEO, direct leidinggevenden en collega’s. Een verwarrende bevinding op het eerste gezicht: hoe kan een digitale omgeving meer vertrouwen inboezemen dan directe, persoonlijke contacten? Gesprekken met medewerkers in alle lagen van organisaties bevestigen dat interessant intranet waar collega’s open met elkaar in gesprek kunnen, heel veel bijdraagt aan het vertrouwen in de werkgever.

Is je organisatie op weg naar een ‘digitaal kantoor’ met een sterk intranet, een intern social network, online brainstorming, interne e-mail en nog meer belangrijke zakelijke systemen? En is dat intranet straks bereikbaar met ieder op internet aangesloten apparaat? Lees dan deze tips om het vertrouwen in je intranet te optimaliseren:

1. Toon respect.

Vertrouwen win je door vertrouwen te geven. Met alles wat je doet, moet je je respect tonen voor alle mensen in je organisatie; onafhankelijk van rang, functie, locatie of contractvorm. Probeer te begrijpen wat in hun werk belangrijk is en probeer dat werk voortdurend beter te faciliteren.

2. Wees toegankelijk.

Ontwikkel verschillende toegangsmogelijkheden: vanaf Pc’s en laptops, ook thuis, en vooral van mobiele apparaten. Alleen zo bereik je alle mensen in je organisatie.

3. Zorg voor snel intranet dat snel laadt.

Je mensen hebben het druk. Bied ze de mogelijkheid in te loggen, te vinden wat ze nodig hebben en weer door te gaan met hun werk. Zorg dat alles in een ogenblik laadt, ook als ze elders mobiel inloggen. Medewerkers zullen je intranet mijden als je het te ingewikkeld toegankelijk maakt of als het traag laadt.

4. Wees relevant.

Zorg dat je intranet past bij de waarden, visie en strategie van je organisatie. Mensen zullen het intranet blijven gebruiken als ze er iets mee opschieten in hun werk.

5. Blijf bij de tijd.

Je digitale kantoor/werkplaats hoeft geen adembenemend mooi kunstwerk te zijn. De laatste ICT-snufjes hoeven er niet op te draaien. Wél moet je zorgen dat het professioneel oogt en dat het de algemeen gebruikte technologie ondersteunt. Want de technologie die de consument in de winkel haalt, bepaalt de verwachtingen van je medewerkers: blijf bij de tijd, want anders gaat men denken dat je het intranet en het bijbehorende collegiale contact niet belangrijk vindt.

6. Heb oog voor detail.

Ieder woord en beeld, iedere link of tabel heeft de kracht te inspireren of teleur te stellen. Je moet veel en vaak testen en direct verbeteringen doorvoeren.

7. Blijf actueel.

Niemand zit te wachten op belegen informatie. Publiceer nieuws en aankondigingen zo snel mogelijk. Laat goedkeuring niet over te veel schijven lopen. Het mooie van intranet is dat je altijd wijzigingen en aanvullingen kunt doen. Bied bezoekers een abonnement aan op nieuwsalerts via e-mail of SMS.

8. Laat de wereld binnen.

Je medewerkers zullen je meer vertrouwen als je het complete plaatje laat zien in plaats van gecensureerd directiekamernieuws. Bespreek klachten en complimenten van klanten, laat zien hoe de wereld over je organisatie denkt. Deel economische trends en vakmatige ontwikkelingen.

9. Moedig opbouwende discussie aan.

Door een platform te bieden voor meningen en gevoelens van medewerkers, bieden we een breed perspectief op de organisatie. Iedere belangrijke aankondiging zal uitentreuren besproken worden – in alle mogelijke vragen en antwoorden - met als gevolg een breder draagvlak en meer vertrouwen. Discussie aanmoedigen zonder dissidente meningen te willen horen, kan natuurlijk niet.

Het is daarom belangrijk dat medewerkers hun eigen mening en beleving mogen hebben en met alternatieve voorstellen kunnen komen. Uiteraard alleen als ze binnen de regels blijven en hun mening uiten met respect voor de jouwe. Als je flexibel genoeg bent om naar aanleiding daarvan beleidsaanpassingen te doen, zal je organisatie ook nog eens welvaren bij de vloed aan ideeën die de discussie op je intranet heeft losgemaakt.

10. Monitor alle activiteit.

Lees alle commentaren. Controleer en optimaliseer de meest gebruikte zoektermen en houd het zoek-, surf- en postgedrag in je digitale kantoor/werkplaats nauwlettend in de gaten. Door dat te doen kun je zien of iedereen begrijpt wat je vertelt. Je kunt trends herkennen en je intranet erop aanpassen.

11. Verwelkom feedback en volg op.

Laat op iedere pagina een button zetten met een feedbackformulier. Reageer snel op de feedback; liefst binnen minuten. Reageer respectvol en positief, leg uit wat er met de feedback gaat gebeuren. Wees uitermate complimenteus als iemand een bruikbare verbetering of uitbreiding van het intranet voorstelt.

12. Promoot je intranet en maak het aantrekkelijk.

Houd de vinger aan de pols in de organisatie, online zowel als offline. Herken de onderwerpen die populair zijn, de zaken die spelen. En als je iets organiseert - een vergadering, een congres, een brainstorm – geef dan aan dat de discussie op intranet verder gevoerd kan worden en dat daar meer gedetailleerde informatie beschikbaar komt.

Je medewerkers verdienen een werkomgeving die ze met vertrouwen betreden. Met deze tips ben je al een heel eind op weg om ook van de digitale werkomgeving een vertrouwde plek te maken: een plek waar ze graag komen!

Last words

That's it, aanvullingen of reacties? Let me know!

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >