10 Manieren om je intranetgebruikers kwijt te raken

28 Oct 2013

Joris Snoek
Digital Consultant
+31 (0)20 - 261 14 99

Het kan op duizenden manieren: zodanig omgaan met je intranet dat je medewerkers het opgeven en links laten liggen. Sommige van die manieren horen specifiek bij je branche of bedrijf. Andere zijn meer algemeen; wij denken dat deze tien je aandacht verdienen:

1. Maak je intranet niet te toegankelijk

Denk niet dat je bedrijfsinformatie zo interessant is dat iemand extra moeite doet om het te lezen en begrijpen. Als je niet wilt dat je medewerkers het intranet gebruiken, moet je daarom allereerst zorgen dat ze er niet te gemakkelijk mee kunnen werken. Geef je ze wél de juiste technologie tot hun beschikking, dan loop je de kans dat ze er net zo eenvoudig mee omspringen als met de programma’s en applicaties die ze voor hun dagelijkse werk gebruiken.

Neem bij het opzetten van je intranet de tijd om te begrijpen wie het gebruiken, waar ze werken – op kantoor of in de buitendienst – en waarmee: laptop, PC, tablet of smartphone. Kunnen ze met dat apparaat je intranet op? Zit de juiste software erin om alles goed weer te geven (flash, geluidskaart, PDF-reader)? Steeds meer bedrijven omarmen ‘Het Nieuwe Werken’ en het zakelijk gebruik van tablets en smartphones blijft toenemen. Er zijn systemen in de handel die op de smartphone en de tablet dezelfde omgeving en informatie laten zien als op de PC en de laptop.

2. Ga doelloos te werk

Wat wil je bereiken met je intranet? Mensen moeten een goede reden hebben om het te bezoeken en de inhoud te bekijken. Pas als je weet wat je gebruikers er zoeken, kun je ze die reden geven. Het botweg inrichten en online zetten van een intranet heeft nog nooit de communicatievraagstukken in een bedrijf opgelost. Je intranet moet het werk gemakkelijker of sneller maken of een specifiek probleem oplossen. En liefst alle drie.
Gemakkelijke toegang tot verzuimkaarten en onkostenformulieren zou voor veel mensen een reden kunnen zijn. En als ze er eenmaal zijn, kun je proberen mensen vast te houden en je interne bedrijfsboodschap met ze te delen.

3. Zorg voor ingewikkelde navigatie

Een goede zoekmachine is geen excuus om intuïtieve, taakgestuurde navigatie achterwege te laten. Als het op jouw intranet lastig navigeren is, wordt het ook moeilijker om bezoekers te voorzien van de informatie die je ze wilt geven. Want je intranet is geen commerciële website waar mensen komen omdat ze iets leuks zoeken voor hun plezier. Een intranetgebruiker wil inloggen, informatie vinden en weer door met het werk. Maak je de zoektocht te lang of te ingewikkeld, dan geven de meesten al meteen op. Breng ze dus zo snel mogelijk waar ze willen zijn. Dat kan het best met een taakgestuurde architectuur; bijvoorbeeld een wisselend menu dat is gericht op specifieke bedrijfsonderdelen of vakgroepen.

4. Laat de inhoud verouderen

Belegen content vertelt de bezoekers dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het Intranet. En als het bedrijf dat al uitstraalt, waarom zou een individuele medewerker er dan tijd in steken? Verse content is het fundament van een succesvol intranet; oud nieuws en telkens dezelfde informatie zullen de bezoeker het gevoel geven dat er voor het overige ook weinig zinvols en recents te vinden zal zijn.

5. Prop het vol met gezellige praatjes

Natuurlijk is het mogelijk om de bezoeker welkom te heten met een kort stukje minder zakelijke tekst. Dat doen heel veel bedrijven, maar kijk uit dat je het intranet niet vervuilt met grote hoeveelheden tekst die eigenlijk niet ter zake doet. De bezoeker wil informatie en die wil hij of zij snel en gemakkelijk vinden. Gebruik de inhoud en opbouw van je menu en de daaronder hangende pagina’s daarvoor. Houd het zakelijk en houd bij welke informatie het meest gezocht wordt. En doe iets opbouwends met die kennis!

6. Communiceer eenzijdig zonder gebruikersinput

Je intranet is een heel geschikte plek om zaken te bediscussiëren en ideeën uit te wisselen. Daar moet je dan wel voor open staan en je intranet erop inrichten.
En je zult zelf de discussie moeten openen, de trend zetten. Want de medewerkers wachten af; ze zijn gewend je te volgen. Je hebt wat zuurstof, wat brandstof en een vonkje nodig om het gesprek op gang te brengen. Al snel brandt het vuur en hoef je er alleen nog af en toe wat brandhout bij te leggen.

Die zuurstof is het vertrouwen bij je medewerkers dat ze ongestraft hun meningen kunnen ventileren. Jij levert zelf de eerste brandstof en steekt het vuur aan door hen uit te nodigen te reageren op een stelling of voorstel.

7. Maak er een ‘Management-krant’ van

Je medewerkers hebben minder interesse in je beleidsboodschappen dan je zou willen. Het is jouw taak die interesse aan te wakkeren door het ook echt interessant te máken. Je wilt dat je intranet het Centraal Station van je communicatie wordt, maar dan zul je eerst moeten zorgen dat je medewerkers zich er thuis voelen en dat de treinen op tijd rijden vanaf het juiste perron. Pas dan heb je een basis om effectief je interne boodschappen te verspreiden.

Zorg dus dat je niet alleen dat laatste doet, want dan zullen de medewerkers je intranet nooit als handig, prettig of interessant ervaren.
Het inrichten van een forum waar men diverse, ook niet werkgerelateerde onderwerpen kan bediscussiëren is een goede manier om te zorgen dat je medewerkers je intranet zien als een plek waar ze elkaar ontmoeten en met elkaar communiceren. Die ontmoeting en het besef van gedeelde interesses versterken de basis van de werkrelatie.

8. Vul je intranet met informatie die maar voor een paar mensen relevant is

Je medewerkers zitten verspreid over afdelingen of bedrijfsonderdelen, locaties en functiegroepen. Informatie die voor de één van groot belang is, kan voor de ander van generlei waarde zijn. Zorg daarom dat de homepage van je intranet per individu verschilt. De persoon met functie A op locatie 1 krijgt informatie te zien die er voor hem of haar toe doet. Je gegevensanalyse vertelt je welke informatie voor bepaalde afdelingen interessant is, dus veel wordt opgevraagd. Met die informatie kun je je intranet finetunen en voor de medewerkers interessant en vooral effectief houden.

9. Laat ze vooral zwemmen

Je moet altijd zorgen voor een heldere gebruikerspresentatie en een mogelijkheid om vragen te stellen en eventuele storingen of bugs te melden. En die vragen moeten worden beantwoord; de storingen verholpen. Er zitten altijd mensen tussen die nog niet eerder met een intranet hebben gewerkt. Bij het lanceren van je intranet doe je er verstandig aan een overzichtelijke beginnerscursus klaar te hebben staan die ze met een druk op de knop kunnen openen.

10. Verander nooit meer iets aan je intranet

Als je niet wilt dat bezoekers terugkomen, moet je zorgen dat je intranet altijd hetzelfde blijft. Bij de lancering moet je de voor- en nadelen van een spetterende introductie afwegen tegen die van een geleidelijke invoering. De laatste optie geeft je de mogelijkheid te experimenteren en het gebruik in alle rust te promoten. Bovendien voorkom je dat op dag één iedereen op je intranet zit en een paar dagen later bijna niemand meer. Je laat het gebruikersaantal rustig, maar gestaag groeien.

Hoe dan ook: in beide gevallen moet je vooraf bedenken hoe je je intranet op den duur wilt ontwikkelen. Blik terug op je oorspronkelijke wensen en beslis waar je met je intranet heen wilt: volgende week, volgende maand, volgend kwartaal... Het hoeft niet vanaf de eerste dag perfect te zijn. Het is juist goed als de bezoekers regelmatig met verbeteringen en uitbreidingen geconfronteerd worden. Zorg dat je altijd een draaiboek hebt liggen van de volgende informatie die wordt geüpload en van de informatie die je op de voorpagina wilt communiceren. Zo houd je ze vast!

Bron

http://www.interact-intranet.com/10-ways-to-lose-your-intranet-users

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >