Waarom niemand je Drupal intranet gebruikt

08 Apr 2016

Joris Snoek
Digital Consultant
+31 (0)20 - 261 14 99

Stel je voor: een organisatie die geheel digitaal verbonden is middels een Drupal social intranet. Alle medewerkers naadloos, dwars door alle afdelingen en silo’s heen en wereldwijd verbonden. Het management heeft vinger aan de pols over de gehele organisatie en is op de hoogte van alle brandjes en potentiële crises, die in de kiem gesmoord kunnen worden. Ook is er door de gehele organisatie heen een diepe connectie met de missie en doelen van de organisatie. Maar ook tussen alle mensen, waardoor hiërarchieën niet meer bestaan.

Dit is mogelijk, maar helaas niet zo makkelijk als het lijkt. Momenteel lijkt de wereld te draaien om online samenwerken en veel social intranets laten ons denken dat zíj de oplossing bieden.

Drupal intranet niet voldoende

Een Drupal intranet voor alle medewerkers opzetten is niet voldoende: wij zagen bij vele Drupal intranet implementaties, bedoeld voor beter samenwerken en vergroten van betrokkenheid, dat het in eerste instantie enthousiast gebruikt werd maar daarna snel afzwakte.

Het bleek dat deze afzwakking grotendeels werd veroorzaakt door leiders en management, zij moeten het vuur aanwakkeren. Als ze dat maar lang genoeg doen, dan bouwt het social intranet momentum en kunnen ze op gegeven moment een stapje terug doen.

Betrokken leiders zijn dus essentieel voor een geslaagd Drupal social intranet. Zij zouden betrokken moeten zijn met medewerkers, vooral via digitale en sociale kanalen. Het blijkt in praktijk dat bij veel organisaties dit niet genoeg gedaan wordt. Leiders verstoppen zich achter “ik heb niet genoeg tijd daarvoor” en “het interesseert niemand wat ik momenteel aan het doen ben”.

Maar bovenal lijkt dat ze angst hebben om de veilige afstand kwijt te raken, waarmee ze macht hebben middels "command and control".

In zo’n oud-geld / industriële mentaliteit zal een social intranet dus nooit gaan werken.

Wat moet er veranderen bij zulke leiders:

1. Luister

The crowd is wise: wanneer je je realiseert dat alle medewerkers bij elkaar veel meer kennis hebben dan een paar managers: laat hen zoveel mogelijk meedenken.

Bepaal in eerste instantie naar wie je moet luisteren op basis van welke samenwerkingen het meest waardevol blijken in je organisatie:

  • Wie zijn deze personen?
  • Wat zijn hun grootste pijnpunten?
  • Welke informatie heb je nodig om beslissingen te maken?

Je kunt bijvoorbeeld een ideeënbus opzetten in je Drupl intranet, waar feedback verzameld wordt. Of soortgelijk: een forum. In ieder geval een omgeving waar constante feedback makkelijk wordt geplaatst en verzameld.

Belangrijk is dat jij als leider dit moet aanjagen en graag leert en luistert naar medewerkers in je organisatie.

2. Deel om te creëren

Wanneer je medewerkers verspreid werken, wellicht over de gehele wereld, zal je hen niet allemaal regelmatig spreken. Om toch het vertrouwen te winnen van alle medewerkers, is het goed om transparant te zijn. Deel wat je bezig houdt of belangrijke beslissingen die je maakt, transparantie geeft vertrouwen.

Een stap verder is het ‘open deur beleid’, waarin iedereen uit de gehele organisatie direct feedback kan geven op leiders, dus inclusief leveranciers en klanten. Middels die feedback kan een publiekelijk dialoog gestart worden en veel intelligentie verzameld worden.

Zo worden leiders toegankelijk en de gehele organisatie sterker verbonden.

Start met het delen van bijvoorbeeld:

  • Hoogtepunten van een conversatie met een klant.
  • Een interessant nieuws artikel, die beslissingen bekrachtigd.
  • Foto’s van relevante gebeurtenissen.

Zo kan je tevens laten zien wat voor jou belangrijk is en hoeven medewerkers niet meer te gokken naar doelen, cultuur, motieven, etc.

3. Zoek toenadering om te veranderen

Medewerkers zijn wijs, zij zullen niet hun tijd verdoen aan sociale stunts die puur voor de show zijn. Denk dus goed na over de toenadering die je digitaal zoekt via je social intranet: met wie, over wat en wanneer.

Zoek bewust toenadering met als doel veranderen, luisteren, delen en interactie met jouw ‘volgers’. Hierdoor zullen de conversaties in jouw social intranet betekenisvol zijn.

Wrap up

Het social intranet is binnen deze context een tool, die je wijs en bewust moet gebruiken. Anders wordt het een triviale plek die zijn waarde verliest.

Samenwerken draait om vertrouwen en het is cruciaal voor leiders om te weten hoe hier mee om te gaan in huidige digitale tijdperk. Een social intranet op zichzelf doet niks, het hangt voornamelijk van de leiders af hoe succesvol het zal zijn.

Simpelweg een platform neer te zetten is in eerste instantie dus niet genoeg: je zult moeten bedenken hoe de gehele organisatie beïnvloed wordt, waardoor positieve veranderingen zullen ontstaan.

Credits header foto: Tatuuda

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >