Lucius Labs | Update Lus: time tracking -en rapportage

26 Sep 2018

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

Meten is weten, zo luid het cliché. Maar clichés bevatten meestal waarheid: als je projecten draait is het registreren en 'meten van tijd' een belangrijk onderdeel. Zonder inzicht in tijdsbesteding heb je geen idee wat goed gaat en wat aandacht nodig heeft. Uit de koker van onze Labs: de laatste versie van ons projectmanagement platform Lus bevat nu een snelle, gebruikersvriendelijke time tracker.

Uit een goede tijdsregistratie kan je bijvoorbeeld volgende data makkelijk instant inzien:

  • Welke projecten en/of taken duurden langer dat verwacht en waarom?
  • Facturatie en urenverantwoording naar klanten toe.
  • Hebben we de offerte te laag/hoog aangeboden?
  • Overhead versus billable uren.

Maar ook belangrijke data voor bijvoorbeeld de HR afdeling kan je eruit halen:

  • Wie werkte wanneer.
  • Registratie vrije dagen, ziekte en vakantie.

Werken op afstand eenvoudiger

Daarnaast hebben we gemerkt dat op afstand werken makkelijker is: je kunt volgen waar aan gewerkt wordt en makkelijk monitoren of het goed gaat. Zonder elke keer mensen daarvoor te storen.

Red flags

Ook kan je automatische red flags inbouwen: als een project of taak over budget dreigt te gaan, dan kan Lus een signaal geven naar de uitvoerende persoon en/of projectmanager. Die kan vervolgens actie ondernemen, waardoor potentiële problemen in de kiem gesmoord worden.

Gebruiksvriendelijk

Goede time tracking in je projectmanagement systeem is dus essentieel en nu ingebouwd in ons communicatie -en projectmanagement platform Lus, geboren en getogen in Lucius Labs.

Tevens is deze time tracker zo gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt op basis van meerdere feedback rondes. Wanneer een time tracker niet geoptimaliseerd is op gebruikersvriendelijkheid zul je constant weerstand krijgen van de mensen die hem gaan gebruiken -en gaat het eerder in je nadeel werken dan in je voordeel -zo weten we uit ervaring.

Klanten

In Lus kunnen gebruikers toegevoegd worden in de rol van 'Klant'. Voor mensen in deze rol zal de time tracker niet beschikbaar zijn -zodat ze niet de tijdregistratie kunnen beïnvloeden.

De time tracker

Wanneer je een taak aanklikt, kan je links onderin meteen op 'play' klikken, waardoor de tijdsregistratie start. Deze actieve timer blijft actief op alle pagina's en kan instant geswitcht worden naar een andere taak, of stopgezet worden.

Instant update in alle schermen

Als je op meerdere schermen Lus open hebt staan, dan zal zonder pagina verversing de time tracker overal instant bijgewerkt worden. Bijvoorbeeld: als je in klokt op een andere taak, dan zie je die taak links onderin direct actief worden in alle schermen.

Handmatig tijd registreren en corrigeren

Realtime time tracken is niet noodzakelijk, er kan ook gebruik gemaakt worden van de handmatige registratie. Hier kunnen tevens correcties op geklokte tijden makkelijk gemaakt worden. Ook zie je hier meteen een breakdown van alle time entries op betreffende taak.

Op de hoogte blijven?

Maandelijkse Nieuwsbrief →

Globale Reportage

Naast een bruikbare time tracker zijn rapportages een essentieel onderdeel, anders heb je geen inzichten zoals bovenstaand beschreven. Momenteel hebben we volgende overzicht:

Reportage per project en per taak

Middels een eenvoudige grafiek: budget versus totaal geklokte tijd kan je direct inzien hoe het er voorstaat in een project of een individuele taak.

Project Categorieën / 'categorisering van tijd'

Een taak valt altijd binnen een bepaald project, dat project kan een kenmerk gegeven worden.

Wij gebruiken intern momenteel volgende categorieën:

  • Project met budget
  • Meerwerk
  • Non-billable
  • Strippenkaart

Lus is zo opgezet dat elke klant zelf zijn categorieën kan instellen, waarna per channel (project) gekozen kan worden welk kenmerk dat project heeft.

Door deze 'categorisering van tijd' heb je instant inzicht in bijvoorbeeld:

  • overhead versus billable;
  • welk soort werk het meest effectief is;
  • naar welk soort werk de meeste en minste tijd gaat.

Deze rapportages kunnen uitgebreid worden, eventueel op basis van wat organisaties specifiek nodig hebben; generieke uitbreidingen zullen we maken op basis van feedback.

Wrap up

Gebruiksvriendelijke tijdregistratie en snelle, overzichtelijke rapportages is essentieel voor veel organisaties. Lus biedt deze sinds de september update.

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >