Hoe wij budgets (en burn-outs) onder controle houden | Gezondheid first

19 Jan 2018

Stijn Berkers - Producer
+31 (0)20 - 261 14 99

Zoals je kunt lezen op onze homepage is onze drive voor innovatie -en productie aangeboren authentiek, professioneel gezien doen we niks liever dan dat. Maar om dat te blijven doen, moet onze schoorsteen wel roken.

De uren op de projecten die we samen met klanten draaien zijn hierin de bread -and butter van onze organisatie. Deze uren zijn van essentieel belang voor de continuïteit van onze organisatie -en projecten van klanten.

Tijd is het meest schaarse goed wat er is; een gespendeerd uur krijg je nooit meer terug. Daarom nemen we onze tijdsbesteding uiterst serieus.

Waar wij van leven:

Zoals onder Over te lezen is, zijn onderstaande de services waar wij van leven -allen gebaseerd op uren:

1. Innovatie in één week

  • Prototyping sprint
  • Design sprint

2. Productie op projectbasis

  • Development partner
  • Platform lanceren
  • Start-up lanceren

3. Maandelijks werk

  • Beheer, monitoring en support
  • Analyse en optimalisatie
  • Security scan

Uren, eten en continuïteit

Zoals je ziet draait bijna alles om uren; een groot deel van onze omzet komt uit projecten.

Het realtime meten van die bestede projecturen is essentieel voor de gezondheid van de projecten en Lucius overall. Voor ons dus, maar uiteraard ook voor onze klanten en eindgebruikers van platform die wij innoveren -en produceren.

Verantwoordelijkheid voor budgets hebben we daarom een team-effort gemaakt: het betreffende team bepaald zelf budgets aan de hand van een geproduceerd designs en Functioneel Ontwerp (FO), welke voortkomen uit een project backlog: álle wensen van de klant, op volgorde van prioriteit.

Consistentie in uren -door gehele proces heen

We hebben budgetbeheersing in ons gehele innovate -en productieproces zo consistent mogelijk gemaakt, kort gezegd:

  1. FO wordt gemaakt in samenwerking met de klant: hierin worden de functies uitgedacht die in komende sprint geproduceerd gaan worden, ook testscenario's worden hierin opgenomen.
  2. Uit dit FO worden tickets begroot door het Tech Team.
  3. Wij vragen akkoord op functies en budgets aan klant.
  4. Die tickets worden geproduceerd in Lus, een project management platform wat we ontwikkeld hebben om zo goed mogelijk aan te laten sluiten op onze processen -en dus budgetbeheersing.

Hier omheen hebben we uiteraard faciliteiten geïmplementeerd voor:

  • Automatic testing
  • Continuous Integration
  • Versiebeheer (GIT)
  • overige tools die je van een professioneel productiehuis mag verwachten.

Workload calendar

Als de tickets eenmaal begroot zijn, worden ze ingevoerd in Lus, inclusief budgets:

Zodra dit gedaan is worden de tickets gezamenlijk verdeeld naar individuele teamleden en ingepland in de 'workload calendar':

Hierin kunnen alle taken makkelijk middels drag-and-drop verdeeld worden naar capaciteit per persoon per dag. Waardoor het gehele team in één oogopslag gedetailleerd de planning kan inzien.

Realtime 'Burn down' rapportage

Om op elk moment te kunnen inzien of de tickets (en het project integraal) op juiste koers ligt qua tijd hebben we een aantal tools ingebouwd:

1. Per ticket

In deze workload calendar en in het ticket zelf zie je de 'burn down' van een budget per ticket:

Dit is mogelijk omdat er realtime geklokt wordt op de tickets, dit kan ook per dag achteraf handmatig ingevoerd worden:

Realtime

Handmatig

2. Globaal

Daarnaast hebben we globale reporting ingebouwd, waarin je realtime kunt zien hoe een project ervoor staat:

3. Notificaties

Zodra je over budget heen gaat krijg je een notificatie in beeld, zodat je weet dat je aan de bel moet trekken:

Bureaucratie?

Dit lijkt misschien overbodige bureaucratie, maar we zien dat iedereen meer houvast heeft middels dit systeem. En je ziet instant dat een project op juiste koers ligt, of dat er uitzonderingen ontstaan die gefaciliteerd moeten worden.

Anti burn-out

Goed side effect van deze budgetbeheersing: doordat je direct ziet wat je per dag gewerkt hebt, weet je wanneer het genoeg is geweest.

Uiteraard loopt iedereen wel eens de 'extra mile' wanneer noodzakelijk, maar als je niet bijhoudt hoeveel uren je maakt op een dag kunnen wordt het al snel te veel; het werk is toch nooit op.

Meest eerlijk

Ook vinden wij dit de meest eerlijke manier: iedereen werkt wat hij zou moeten worden conform contract. Zo kan je nooit verwijten krijgen dat mensen te weinig hebben meegewerkt om een project op tijd af te krijgen.

Meten is weten, weet je wel!

Header foto door Kevin Ku op Unsplash

Wanna stay informed?

Monthly Newsletter →

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >