Hoe behoud je je kantoor cultuur als iedereen remote werkt

18 Apr 2020

Joris Snoek
Digital Consultant
+31 (0)20 - 261 14 99

Het ontwikkelen van een fijne, productieve en succesvolle team cultuur gebeurd niet per ongeluk. Veel organisaties zijn afgelopen jaren actief bezig geweest met het bouwen van een mooie bedrijfscultuur, maar hoe kan je deze behouden nu iedereen op afstand werkt?

Voor teams die altijd al remote werkte is dit een helder verhaal. Andere zullen snel moeten schakelen om hun cultuur niet verliezen.

Voor het grootste deel zijn wij afgelopen jaren een remote team geweest, maar sinds kort werkt iedereen vanuit huis. Hoe zorgen je ervoor dat de opgebouwd cultuur niet verloren gaat:

Communiceer veel, maar op gewenste momenten

In een kantoor omgeving is het duidelijk als iemand diep in zijn flow zit en niet gestoord wilt worden. Maar als je remote werkt, dan kan je dat slechts gokken. Zorg dat mensen niet meer hoeven te gokken en zet update je status zodra die veranderd.

Houd je team op de hoogte wanneer je aan het werk bent, aan het lunchen of even een blokje omgaat. Geef tevens aan of je gestoord kan worden of niet. Je kunt ook blokken tijd van tevoren vastzetten en deze centraal documenteren.

Zorg dat je alle notificaties uit zet als je aan het werk bent, zodat je niet onnodig gestoord wordt. Kortom, als je hier goede afspraken over maakt zal niemand jou storen en stoor jij niemand ongewenst.

Deel niet alleen wat je op dit moment aan het doen bent, maar deel ook de resultaten van je werk. Bv middels dagelijkse checkins of posts.

Het is goed om zoveel meer te communiceren omdat iedereen thuis zit: meer status updates, rapportages, capaciteiten, feedback van klanten en successen. Post bijvoorbeeld elke week een "succes rapport", waarin opgesomd wat er allemaal door wie gepresteerd is en deel zo successen die samen gemaakt zijn.

Inclusiviteit, faciliteer iedereen

Als een team voorheen gewend was om samen te werken en nu opeens apart, dan zal iedereen daar anders op reageren. Sommige mensen zullen prima tevreden zijn en andere collega's juist niet. Nieuwe teamleden hebben wellicht nog geen goede kans gehad om aansluiting te vinden, sociaal en qua werk. Door gebruik te maken van ijsbrekers worden nieuwe mensen makkelijk geïntroduceerd:

Ook zullen er mensen zijn die alleen werkte op een project, die nu amper sociaal contact hebben, wat erg gemist kan worden.

Zorg hiervoor dat je de behoeftes van iedereen aftast. Houd polls om te inventariseren en micro-enquetes om af te tasten of alles de goede kant op gaat. Bijvoorbeeld met behulp van Cultuur / Sociale vragen:

Maak daarna een plan waar iedereen in betrokken wordt, ook dit kan je online doen, asynchroon, waardoor mensen kunnen antwoorden zodra hen dat uitkomt.

Dagelijks challenges

Ik zie dagelijkse challenges bij meerdere organisaties al gebeuren, een voorbeeld: één persoon neemt de rol aan van challenger en plaatst elke ochtend een challenge in de team -of organisatie chat.

Sommige zijn competitief, sommige gewoon voor vermaak:

  • Deel een foto van vroeger
  • Deel motiverende muziek
  • Deel je een foto van je thuis-buro
  • Deel een foto van je huisdier
  • Beantwoord een sociale vraag over interesses buiten werk
  • Plaats een thuiswerktip
  • Doe een Blue (Da Ba Dee) challenge:

Binnen 'Sociale Vragen' in Lus kan dit automatisch gebeuren. Dit is een geweldige manier om iedereen betrokken te houden en laagdrempelig gezamenlijke te werken aan een sociale taak.

Simuleer kantoor voordelen

Als iedereen gebruik maakte van specifieke kantoor voordelen, probeer die dan te repliceren als je vanuit huis werkt. Waren er op kantoor bijvoorbeeld altijd (gezonde) snacks aanwezig, zorg dan dat mensen die nu maandelijks thuis geleverd krijgen met een van de diensten die dit rondbrengen.

Er zijn ook kantoren waar een sportschool of yogalessen aanwezig zijn, in dit geval kan je toegang bieden tot online trainingen en sessies. Zodat mensen deze 'office perk' thuis ook genieten.

Werken aan zowel fysieke als mentale gezondheid staat wat mij betreft op nummer 1, om goed te kunnen leven en werken. Ikzelf doe einde van elke ochtend een workout: afwisselend kracht, conditie en yoga.

Als laatste kan je hierin nog denken aan online games of vrijdagmiddagborrels die online georganiseerd worden.

Gebruik video

De instant switch van elke dag sociaal contact naar bijna niemand meer in-person zien kan uitdagend zijn. Gebruik video calls in plaats van telefoon om deze pijn enigszins te verzachten. Om iemand te zien lachen komt zo dicht als mogelijk in de buurt van een in-kantoor ervaring :)

E-mails en chats zijn goed voor bepaalde doelen zoals hierboven benoemd, maar kunnen makkelijk verkeerd geïnterpreteerd worden. E-mails, chats en overige berichten kunnen harder overkomen dan bedoelt, je berichten goed nalezen voordat je ze verstuurd en eventueel het gebruik van emoji's kan helpen. Maar vooral wanneer er emotie in het spel is, is het beter om te (video) bellen.

Zelfs met collega's waar je al jarenlang mee samenwerkt, waar dit niet nodig lijkt.

Neem de tijd om vriendelijk en herkenbaar te zijn in je communicatie.

Wees volledig aanwezig

Veel organisaties hebben afgelopen jaren een 'open office plan' ingevoerd, wat overigens killing blijkt voor productiviteit maar dat is een heel ander verhaal.

Die open kantoren bevorderen de sociale interactie goed; je kunt prima je lunch voorbereiden en tegelijk een conversatie houden. Maar als je communiceert per telefoon of video, dan werkt dit niet op dezelfde manier. Het grooste deel van menselijke communicatie is non-verbaal, inclusief lichaamstaal, intonatie en expressie; dit mis je grotendeels al op afstand. Maar als je ook nog eens afgeleid bent, zul te veel communicatie missen en de andere persoon zal het merken dat je niet volledig gefocust bent op de conversatie.

Dus, als je een remote conversatie heb, per telefoon of video, zorg dat je volledige aandacht hebt. Zet al je notificaties uit, sluit alle schermen die je niet nodig hebt en gooi sowieso e-mail en social media uit.

Thema Talks

Veel organisatie houden naast de 'maandagochtend catch-up' ook 'thema talks' bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Tijdens deze talks wordt een vraagstuk of thema uitgelicht om op deze manier expertise te delen.

Ook dit kan online, meet online middels Google Meet of Zoom. Het opnemen en intern publiceren kan handig zijn voor degene die niet aanwezig konden zijn.

Zo werk je aan een continue beter team, wat goed verbonden blijft met elkaar. En door dit gezamenlijk te doen zal er minder hiërarchie en afhankelijkheid zijn wat weer bijdraagt aan een succesvolle team cultuur.

Een eerder opgebouwde productieve en succesvolle team cultuur hoeft dus niet verloren te gaan. Zorg dat je een plan maakt en dit consistent uitvoert met de online tools die meest geschikt zijn voor jouw organisatie en teams; zorg ervoor dat je niemand buitensluit en samen verder groeit.

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >