Grow Strong, not Fat

11 Oct 2018

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

Ik luisterde laatst naar een NPR podcast, waarin Patagonia oprichter Yvon Chouinard een boeiend half uur vertelt over de highs en lows van zijn ondernemersleven. Daarin heeft ie een aantal ijzersterke one-liners, bijvoorbeeld: nadat Patagonia hersteld was van een té harde groei gooide hij "Grow strong, not fat" erin. Zeer herkenbaar:

Het is namelijk moeilijk om níet te groeien zodra business enigszins succesvol is, het wordt bijna verwacht van de buitenwereld. Vaak wordt succes hoofdzakelijk gerelateerd aan groei in medewerkers, niet best.

Uiteraard zijn er ook bij ons pieken en dalen, maar gemiddeld gaat het in een stijgende lijn waardoor we elk ~half jaar met een capaciteitsprobleem zitten.

Dit is voornamelijk omdat wij kenniswerkers zijn, we zijn geen fabriek waarin lopende banden en robots zijn ingericht zijn. Zodra een fabriek goed draait en efficiënt werkt kan je er meer robots bijzetten (of het voltage wat opschroeven) et voilá: meer capaciteit -enigszins gechargeerd, maar you get the picture.

Meer medewerkers lijkt in ons geval duidelijk de oplossing, maar schijn bedriegt. Voor je het weet wordt je 'fat' in plaats van 'strong'. Om dat te voorkomen:

Efficiency vóór uitbreiding.

Wij zitten nu ook weer op een punt, waarin iedereen vol gepland zit voor de komende maanden. Gaan we dan meteen mensen zoeken..?

Nee dus, want sinds we vorige maand ons nieuwe project management platform Lus in gebruik namen zien we dat veel dingen efficiënter kunnen. We zagen in Lus namelijk dat er op bepaalde gebieden overhead gedraaid werd, wat waarschijnlijk op korte termijn weg gebonjourd kan worden.

Op de hoogte blijven?

Maandelijkse Nieuwsbrief →

Lus op zichzelf zorgt al voor een flinke tijdsbesparing:

  • Álle communicatie, projecten, taken en data consistent in één tool in plaats van meerdere locaties en applicaties.
  • Makkelijker met klanten communiceren -geen versplintering van communicatie en documentatie meer.
  • Ingebakken robots en workflows: zo weinig mogelijk handwerk nodig om project en taken af te krijgen.
  • Überhaupt razendsnel werken doordat het een realtime applicatie is: overgroot deel van de functies werkt zonder pagina verversing en wordt instant naar alle open schermen gepusht.

Dit is wel een beetje "wij van wc-eend adviseren wc-eend", maar de cijfers liegen niet -Lus zorgt dat werk werkt.

Anyway, de strekking: tooling is muy importante. Inzet van de juiste software kan op korte termijn een efficiency slag veroorzaken. Ook zorgt het voor meer tevredenheid bij medewerkers en klanten, doordat het werk makkelijker te beheren is en minder management nodig blijkt.

Be in the know: tijdsbesteding inzichtelijk

Vervolgens kan je door inzet van de juiste tools beter meten en daar verder mee optimaliseren. Gezien het bij kenniswerkers vaak om tijd gaat, zou je tijdsbesteding inzichtelijk moeten hebben:

  • De belangrijkste activiteiten die elke medewerker uitvoert als primaire taken.
  • De hoeveelheid tijd die een persoon in een bepaalde week besteedt aan deze kernactiviteiten.
  • Activiteiten die naast de belangrijkste functies of projecten worden uitgevoerd.

Doordat deze gegevens worden verzameld kunnen we makkelijk zien op welke gebieden ons team de meeste tijd doorbrengt. Om meer tijd te vinden, zoeken we naar mogelijkheden om:

  1. werk te elimineren;
  2. productiviteit te verbeteren.
  3. werklast te verminderen;

1. Werk elimineren: zijn er taken die niet langer nodig zijn?

Zoals ik hierboven beschreef: we zoomen graag eerst uit en bekijken het totale plaatje vóórdat we nieuwe mensen zoeken: zijn alle inspanningen echt gericht zijn op actuele prioriteiten?

Afgelopen maand zagen we bijvoorbeeld dat er aardig wat tijd besteed werd aan 'interne optimalisatie projecten' in relatie tot klantgerichte projecten.

Veel van die interne projecten blijven momenteel nog hangen in de kalender, omdat deze gestart waren toen die interne projecten nog prioriteit waren. Er is nooit expliciet overlegd dat deze geen prioriteit meer hebben bij huidige bedrijfsdoelstellingen.

We draaien nog wel intern werk, maar door de minder waardevolle projecten af te ronden is er meer tijd voor klant-werk.

Door het verleggen van prioriteit bij interne activiteiten komen deze tevens meer overeen met huidige visie en doelstellingen.

2. Productiviteit verbeteren: wat kunnen we doen om taken sneller te voltooien?

Hoewel procesverbeteringen de productiviteit kunnen verhogen, zijn de grootste productiviteitsverbeteringen vaak een gevolg van het automatiseren van taken en projecten. Wanneer automatisering gepaard gaat met proceswijzigingen, kan de resulterende impact aanzienlijk zijn.

Ons team was bijvoorbeeld bezig met implementatie van een online platform samen met de klant. Het duurde meestal vijf weken om een sprint te doen, wat een onnodig lange tijd leek.

Een oplossing lijkt te liggen in 'bulk opleveren en feedback': voorheen produceerden wij wat gewenst werd per taak en zette die taak aan de klant ter akkoord. Nu leveren we alle taken in bulk op, met direct een interactieve toelichting via screen-call of op locatie. Vervolgens geven we de klant 2~5 werkdagen om feedback op te bouwen, die feedback overleggen we in bulk op een vastgesteld tijdstip face-to-face, zodat alles direct duidelijk is voor alle teamleden. 2~5 werkdagen later is deze feedback gereed en leveren we op, wederom door dit te laten zien in bulk per screen-call of face-to-face. Zo kunnen eventuele vragen meteen opgelost worden en de sprint de volgende dag live.

Dit voorkomt eindeloos heen.en.weer ge.ping.pong per taak en zorgt ervoor dat wij een gemiddeld project (sprint) van 5 weken naar 4 weken hebben kunnen terugbrengen.

Deadlines activeren.

3. Werklast verminderen: wat kunnen we anders doen om het aantal taken dat door het team wordt uitgevoerd te verminderen?

Een blijvende uitdaging is uitzoeken hoe de hoeveelheid tijd die medewerkers besteden aan taken met een lage waarde -en die te minimaliseren. Dit zijn de repetitieve, transactionele taken die wel uitgevoerd moeten worden, maar vaak een buitensporige hoeveelheid tijd lijken te kosten.

Het is niet mogelijk om alle deze taken te elimineren, maar door in de details te duiken van bestaande processen kunnen we de status-quo uitdagen en helpen bij het vereenvoudigen van processen waardoor deze taken verminderen.

Wrap up

Medewerkers doen meestal hun uiterste best om efficiënt te werken, iedereen doet dat vanuit zijn eigen perspectief en heeft meestal het beste voor met ons bedrijf. Meer doen met minder klinkt misschien heel uitdagend, vooral wanneer het bedrijf groeit en de lat voor klant verwachtingen verhoogd wordt.

Om meer tijd in de planningen van mensen te creëren, zul je de dagelijkse activiteiten goed moeten begrijpen, tools als Lus zijn voor ons daarin essentieel. Op deze manier kunnen wij efficiënt opschalen en aan de verwachtingen van klanten voldoen -door meer te doen met minder.

En als de drie bovenstaande stappen niet werken, moeten managers misschien toegeven dat het tijd is om meer mensen aan te nemen -of zelf opstappen.

Bron header foto

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >