3 tips: samenwerken in een Drupal social intranet

12 Nov 2014

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

bron afbeelding

Wat je helaas nog vaak tegenkomt bij bedrijven is samenwerking met klanten via e-mail. Daardoor worden projecttaken veelal niet goed opgevolgd en het gaat een project helaas al snel stroef lopen.

Binnen een Drupal social intranet kan je dit oplossen, 3 tips:

#1) Werk vanuit een kalender

Spreek met je klant af dat je vanuit een kalender werkt. Dit betekent dat een taak voor de klant een bepaald datum krijgt. 

Als de klant bijvoorbeeld designs voor een website aan moet leveren voor 18 november, dan plaats je dus een taak met 'vervaldag' 18 november.

De enige afspraak die je dan hoeft te maken met de klant is: houdt je kalender in de gaten.

Huidige datum is 11 november in dit voorbeeld, hierin wordt vrij snel duidelijk dat de klant even moet gaan werken aan zijn taken :)

#2) Laat een 'Robot' helpen

Wanneer taken meer dan bijvoorbeeld 7 dagen 'over tijd' zijn, dan moet er echt actie komen. 

Je zou de klant even kunnen bellen, om de taak telefonisch door te nemen. Of je kunt een reactie plaatsen bij betreffende taak, met een notificatie naar de klant.

Kort gezegd: je moet de taak even 'bumpen'.

Maar hoe weet je nu welke taken van welke klanten een 'bump' nodig hebben?

Daar kan je een robot voor inzetten: dit is een automatisch scriptje dat elke nacht draait. Die checkt of taken bij klanten te lang open staan. Zo ja, dan krijg je een seintje.

Bij ons komt dit seintje binnen in de vorm van een wijziging van status van de Todo: die gaat van 'Pending input' naar 'Open'. 

Wij hoeven dus alleen maar elke ochtend even te kijken wat er op 'Open' staat en elke open Todo even 'bumpen': de klant een herinnering sturen, of even bellen.

 

#3) Stuur overzichten per e-mail

Herinner de klant aan zijn openstaande taken met behulp van een automatische periodieke e-mail, dit kan wekelijks of dagelijks zijn.

Zorg er wel voor dat de klant deze e-mail uit kan schakelen, om mogelijke irritatie te voorkomen.

Wrap up

That's it for now, happy samenwerking!

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >