14 tips voor een succesvol Drupal social intranet

20 Mar 2016

Joris Snoek - Business Dev
+31 (0)20 - 261 14 99

Wij komen bij veel organisaties langs die aan het oriënteren zijn op een social intranet gebouwd op Drupal. Zij starten zo’n project vaak door het opstellen van een berg aan functies. Die worden dan uitgewerkt en vervolgens wordt een leverancier gezocht die alle verzonnen functies kan leveren. Het Drupal intranet wordt dan gebouwd, iedereen krijgt een login et voilá: lang leve teamwork!

Not so fast
In bovenstaand scenario krijgen alle medewerkers meteen full blown Drupal social intranet voor hun kiezen, met vele functionaliteiten. Dit lijkt niet de beste aanpak. Want, ‘wat een boer nie ken, vreet ie nie’. Ook al is jouw Drupal intranet zeer gebruiksvriendelijk: in één keer iets groots en nieuws voorgeschoteld krijgen... da werk nie.

Vervolgens worden alle mooie functies niet gebruikt, zonde van de tijd en het geld.

Hoe dan?

Door niet in eerste instantie vanuit functies te denken, maar vanuit: hoe krijg je mensen in de organisatie betrokken? Hierbij 14 tips:

1) Start klein, in zowel gebruikers als functies

Zoek mensen die vrijwillig mee willen doen in een testgroep, je hebt dan meteen ambassadeurs te pakken. In die pilotgroep laat je zo snel mogelijk een minimale versie testen en feedback leveren. Werk zo in een aantal sprints naar een intranet wat voldoet aan de functionele wensen van die eindgebruikers. Zo bouw je functies met een organisatiebreed draagvlak, in plaats van functies die verzonnen worden vanuit een ivoren toren.

2) Huisstijl

Mensen voelen zich eerder betrokken in een herkenbare omgeving. Geeft jouw social intranet de juiste aankleding: logo, kleurenschema en omslagafbeeldingen.

3) Portal

Zet op je social intranet homepage linkjes naar andere applicaties of websites die veelgebruikt worden. Zodoende zullen mensen het gaan zien als een startpagina. Een aantal intranet voorbeelden

4) Status updates

Status updates zijn ingeburgerd door opkomst van Twitter, Facebook en LinkedIn. Mensen herkennen het principe en vinden het leuk om laagdrempelig hun activiteiten te delen. Gerelateerde Drupal modules:

5) Mobiel geschikt

Een groot deel van jouw gebruikers zal het social intranet mobiel bekijken, zorg daarom dat het intranet responsive is: op élk apparaat goed te bekijken en te navigeren. Het Drupal Bootstrap theme is geweldig responsive, wij zijn er fan van.

6) Minder e-mail

De algemene opvatting over e-mail: het verstoort snel je werkdag. ‘Teamwork zonder e-mail’ kan je waarmaken in een social intranet; dat voorziet namelijk in centrale communicatie, documentatie en projecten. Dat verlost mensen dus van de versplintering hiervan in e-mails. Promoot dit.

7) Less is more

Laat alleen de functies zien die nodig zijn, wanneer je bijvoorbeeld geen rechten hebt om groepen aan te maken, laat de knop ‘groep toevoegen’ dan ook niet zien.

8) Tours en help

Ondersteun de gebruikers met behulp van tours en een helpdesk. Geef interactieve rondleidingen om functies toe te lichten en zorg dat ze hun vragen altijd laagdrempelig kwijt kunnen. Zorg dat deze hulp altijd met één muisklik binnen handbereik is, zodat mensen instant kunnen aanmeren in een veilige haven. Als je het Bootstrap thema gebruikt, dan is Bootstrap tours een geweldige module.

9) Events en jubilea

Elke organisatie heeft events en jubilea. Denk aan: bedrijfsborrels, verjaardagen en ‘3 jaar in dienst’. Laat mensen makkelijk reageren op die jubilea door bijvoorbeeld felicitaties en ‘likes’ et voilá: betrokkenheid weer verhoogd. Gerelateerde Drupal module: Calendar.

10) Like

Bekend geworden door Facebook: de ‘Like’ button. Zeer populair geworden, mede door het gemak ervan. Verwerk deze ‘like’ knop in jouw social intranet, zodat alle items en reacties ‘geliked’ kunnen worden en verhoog de betrokkenheid met relatief weinig moeite. Met behulp van de Drupal Flags module kan je de Drupal Like module installeren.

11) Notificatie centrum

Je kent hem wel van Facebook, LinkedIn en Twitter. Dit is een van de redenen waarom deze social networks zo verslavend zijn: elke keer als je er komt kunnen er nieuwe interessante notificaties zijn middels de rode ‘badge’ bovenin het scherm. Denk aan:

  • Reactie op een door jou ‘geliked’ item.
  • ‘Likes’ op een door jou geplaatst items.
  • Reactie op een door jou geplaatst item.
  • Wanneer je ‘handmatig’ bent aangevinkt bij een nieuw item of reactie.

12) Reacties

Laat reacties toe op alle items, dit bevordert interactie en betrokkenheid. Drupal bevat standaard een commentaar systeem.

13) E-mail notificaties met 'lees meer' links

Het streven naar een 100% e-mailvrije werkdag is goed, maar niet reëel. E-mail zal voorlopig een aanwezig instrument blijven; iedereen is er aan gewend. Maak daar gebruik van door notificaties per e-mail te sturen van bijvoorbeeld nieuwsberichten. Plaats in die e-mail alleen de eerst alinea en daaronder een ‘Lees meer’ knop. Zo verleid je mensen om naar je social intranet te komen en direct mee te doen middels reacties of ‘likes’.

14) Goede zoekfunctie

Mensen willen graag informatie snel kunnen vinden, zie het succes van Google. Zorg voor een goede zoekfunctie en help mensen met vinden middels filtering zoals je wellicht van Marktplaats.nl kent. Hier zou je eens kunnen kijken naar de Drupal Faceted search module.

Wrap up

Het zal je niet verbazen dat OpenLucius al deze onderdelen aan boord heeft, door de feedback die we kregen van gebruikers afgelopen jaren. En door het groeiend aantal gebruikers ontvangen we steeds meer feedback om op te voeden.

Happy samenwerking! :D

Comments

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief >